جرد المخازن

جرد المخازن

جرد المخازن يعد المخزن من الأشياء المهمة فى أى مكان تجارى سواء شركة أو محل وهو يحتوى على الأصناف التى تحتاجها ،لذلك لا يمكن السماح بإخراج أو بصرف المخزون دون الالتزام بقواعد الإدارة لصرف المواد والمنتجات من المخزن.

جرد المخازن هى عملية مراجعة كميات الأصناف داخل المخزن بطريقة منظمة وبفترات زمنية مختلفة أو بشكل مفاجىء للتأكد من كمية الأص

ناف وتطابقها مع السجلات والمستندات والكشوفات اللازمة لإتمام عملية الجرد بشكل صحيح.

أنواع جرد المخازن:

فى طريقة جرد المخزون يستعمل طريقتين وهى الجرد الدورى والجرد المستمر

1- الجرد الدورى:

ويتم عمله فى نهاية السنة المالية ومن شروطة

  1. توقف عمليات الإدخال والصرف إلى ومن المخازن.
  2. شمول الجرد لكافة الأصناف داخل المخزن.
  3. عمل الجرد على مستوى كل أفرع المخزن فى وقت واحد.
  4. جرد المخازن على أساس كمية الأصناف والقيمة النقدية.
  5. تسجيل نتائج الجرد فى الكشوفات لأعداد الحسابات الختامية فىة الميزانية العمومية لأخر السنة.

2- الجرد المستمر:

وفيها يتم تسجيل الحدث بدون تغيير فىه ويكون التسجيل فورى عند اكتشافه,وهذا للحد من تسجيل المشتريات فى حساب المشتريات بدلا من المخزون ،لأن الصحيح أن يتم تسجيلها فى المخزون ،لأن بند المشتريات يعتبر بند مصروفى ويعرف أن كل بضاعة لم يتم بيعها لا يجب أن تصنف ضمن المصروف بل من ضمن المخزن.

يعتبر هذا النوع من الجرد من الأنواع المشهورة التى يقوم بها الشركات والمحلات التجارية وذلك لأنه أقل تكلفة ،ويمكن عملها فى أى وقت ،وتمكنا من إكتشاف عمليات السرقة أو التلفيات فى الأصناف داخل المخزن ،أو حتى نقص فى كمية البضائع والمواد ،وبذلك يمكن تفادى الخسارة.

الجرد المفاجىء:

ويتم عمل هذا النوع من الجرد بشكل مفاجىء وبدون أى علم مسبق وهذا للتأكد من كمية الأصناف داخل المخزن وهذا سيفيد فى:

  1. إكتشاف أى سرقات أو تلاعب داخل المخزن.
  2. التأكد من وضع المخزن والتلفيات وصلاحيات الأصناف.
  3. مراجعة كمية المخزون.
  4. التأكد ان الوارد والمنصرف من البضاعة يتم تسجيله اول باول فى كارتة الصنف وان رصيد المخزن مطابق مع الرصيد الدفترى.

فائدة جرد المخازن:

من الصعب أن تثبتوا أن أحد موظفينكم يقوم بالتلاعب أو السرقة من المخزون وليس من الصحيح مثلا إكتشاف الموظف بالصدفة أو حتى المواجهة المباشرة له دون تحليل وأدلة وأفضل دليل هو القيام بعملية جرد للمخزن دورية أو مفاجأة.

عملية جرد المخزون الدورية ستساعد على الحد من الأحتيالات والسرقات ،وفى بعض الأوقات يجب أن يكون الجرد مفاجىء وبدن تبليغ أى أحد ،وتساهم أيضا فى تحديث السجلات بصفة دورية.

يتم عمل أرقام تسلسلية للأصناف داخل المخزون (رقم باركود) ويمكن الأعتماد على أجهزة الباركود فى عمل هذه الأرقام ومهمتها هى تعريف الأصناف داخل المخزن وكمايتها ومن ثم تسجيلها فى برنامج حسابات.

سياسات مراقبة المخزون:

  • المطابقة بين تسلسل الأرقام المطبوعة عليها بمقارنتها فى الأصناف فى المخزن.
  • عدم خروج أى بضاعة من المخزن دون فاتورة.
  • إذ كان هناك أى أصناف خفيفة أو سهلة النقل داخل المخزن يمكن وضعها فى خزانة أو قفص داخل المخزن.
  • التأكد من أن كل الفواتير والسندات مرقمة تباعا ومراجعتها بإستمرار.
  • الحفاظ على الفواتير والمستندات فى خزينة أو مكان مقفل.
  • مراقبة دخول وخروج الموظفين فى المخزن وصلاحياتهم داخل المخزن.
  • الحرص على مفاتيح المخزن وصلاحيات كل موظف داخلة.
  • التحقق من التاريخ المهنى للموظفين قبل تعيينهم.
  • التعاقد مع شركة تأمين على المخزن.
  • وضع كاميرات المراقبة فى المخزن.

نموذج جرد المخزن فى بى كريتف:

  •  نموذج طلب شراء بضاعة للمخزون
  • نموذج اضافة بضاعة للمخزون ( إذن اضافة مخزون )
  • نموذج طلب صرف من المخزون ( إذن صرف مخزون )
  • نموذج تحويل بين المخازن (للتحويل من فرع مخزن الى مخزن اخر).
  • نموذج تحويل بين الفروع (لتحويل من فرع شركة الى فرع مخزن).
  • نموذج تحويل بين الفروع من والى مخزن وفرع واحد.
  • نموذج محضر فحص واستلام بضاعة من المخزون.
  • بطاقة حركة صنف.

ماهى مهام محاسب المخازن

  1. مراقبة الأصناف المباعة مقارنة بحركة الأصناف داخل المخزن وتسجيلها فى بطاقات المراقبة.
  2. مسك بطاقات العهد.
  3. حفظ المستندات المؤيدة بالقيود.
  4. ضبط قيود حركة الأصناف فى البطاقات.
  5. حصر الأصناف المباعة أو المنتهية الصلاحية أو التالفة وعمل تقارير وإرسالها للمشرف العام للشئون الإدرية والمالية.
  6. تزويد الجهة المختصة وتبليغها فى حالة حدوث عجز أو تلف أو ضياع فى الأصناف.
  7. تقديم تقارير تخزين الأصناف وصرفها.
  8. عمل جرد دورى لمراقبة المخزون.
  9. متابعة وتسجيل وخروج الأصناف المرتجعة لإرجاعها للموردين فى حالة الأرتجاع.
  10. تقديم تقارير الجرد وأرصدة الأصناف داخل المخزون وتحديد قيمتها فى نهاية كل سنه مالية.

قد تكون مهتم بالاصدارات الاخرى من برنامج محاسبة بى كريتيف :

برنامج سوبر ماركت & برنامج مطاعم & برنامج محلات

تجربة التطبيق !

يمكنك الاشتراك الان وتجربى برنامج حسابات أون لاين من بى كريتف

m.adel

هذه المقالة لها 0 تعليقات

التعليقات مغلقة